Cara membuat mail merge dengan data yang sudah ada dari Exel

Langkah-langkah membuat mail merge dengan data dari Excel

Biasanya saya menggunakan mail merge ini untuk membuat surat masal. Namun pada tutorial ini, saya memanfaatkan mail merge untuk pembuatan biodata.

Step 1: Buat file sumber datanya (source data)

Buatlah data yang kamu ingin masukkan nanti pada naskah utama. Kemudian simpan file tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan kamu.

  

Step 2: Buat naskah utamanya

Buatlah dokumen master pada Ms. Word dan jangan lupa beri jarak untuk tempat menaruh data yang diinput pada excel sebelumnya.

Step 3: Menghubungkan Dokumen Master (word) dan Sumber Data (excel)

1. Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients, lalu pilih Use Existing List…

   2. Pilih dokumen excel yang berisi sumber data tadi.

   3. Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kamu mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang sheet2$. Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada First row of data contains column headers. Setelah itu klik OK.

   4. Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing tempatnya.

   5. Letakan kursor di bagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik opsi Nama.

   6. Lakukan hal serpeti itu untuk posisi data lainnya.

   7. Nanti akan tampil field seperti gambar di bawah ini.

   8. Untuk melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number untuk melihat hasil pada data yang lain.

Step Akhir: Menyimpan dan Mencetak

Jika kamu ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kamu bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.

·         Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file excel).

·         Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen.

Tambahan Penting:

Jika terdapat tambahan data baru pada dokumen excel, kamu bisa meng-update data pada word dengan cara:

Klik Edit Recipients List

Klik file Data Source-nya, lalu refresh. Setelah ter-update klik OK.

Gimana, lebih mudah kan? Semoga berguna.